با خیال راحت کاغذ و الکترونیک PHI را دور بریزید
چندین راه برای به درستی از اطلاعات بهداشتی محافظت شده وجود دارد. دفع مناسب اطلاعات بهداشتی محافظت شده (PHI) و سایر اطلاعات محرمانه که آیا کاغذ یا فرمت الکترونیکی مورد نیاز HIPAA است یا خیر. هر تأسیساتی که توسط HIPAA تعریف شده به عنوان یک نهاد پوشش داده شده، مسئولیت اطمینان از حفظ حریم خصوصی و امنیت اطلاعات بیمار خود و نیز حفظ محرمانه بودن PHI خود را دارد.
تعدادی از راه حل های وجود دارد که دفتر پزشکی شما می تواند برای ایجاد PHI مناسب زمانی که اطلاعات دیگر مورد نیاز نیست، ایجاد کنید.
دفع مناسب کاغذ PHI
PHI مقاله هرگز نباید در زباله های معمولی پرتاب شود. قرار دادن PHI در سطل زباله های سطل زباله یا سطل آشغال یک روش امن برای دفع PHI نیست. مخازن و سطل زباله های سطل زباله توسط مردم قابل دسترسی هستند و هیچ راهی برای محافظت از اسناد در دسترس نیست و محتوای آنها در معرض آن نیست. شرکت ها برای جابجایی غیر قانونی PHI در حوضچه ها با نام بیمار، تاریخ تولد، شماره های تأمین اجتماعی و سایر اطلاعات بهداشتی محافظت شده، جریمه شده اند.
قبل از اینکه PHI بتواند از بین برود، باید با انهدام یا سوزاندن آن غیر قابل تشخیص باشد. مطمئن ترین راه این است که استخدام یک شرکت معتبر برای نابود کردن سوابق. کمک به کارکنان خود را با این روش ها مطابقت:
- مخازن کوچک را در هر محل کار بطور واضح بنام "PHI FOR DISPENSING PROPERLY - NOT TRASH" بنویسید. این اطلاعات را از تصادف در سطل زباله جلوگیری می کند.
- اطمینان حاصل کنید که هر دو مکان امن و غیر امن که در آن سطل زباله به عنوان یک احتیاط برای هر PHI که بیمار ممکن است دور انداخته شود، دفع شود. به عنوان مثال، در منطقه انتظار و دستشویی.
- به یاد داشته باشید که اطالعات خاص ممکن است نیاز به حمایت بیشتر از جمله شماره های امنیت اجتماعی، تشخیص بیمار و شماره های کارت اعتباری داشته باشد.
- آن را یک سیاست است که تمام اسناد کاغذی را در یک سطل بازیافت قرار دهید، هر چند که PHI وجود دارد یا نه، برای جلوگیری از هر گونه سردرگمی.
- بررسی های تصادفی را انجام دهید تا اطمینان حاصل کنید که همه سازگار هستند.
دفع مناسب PHI الکترونیکی
PHI الکترونیک به احتمال زیاد نیاز به دفع دارد. با این حال، اگر دفتر شما از هر نوع رسانه الکترونیکی قابل حمل یا قابل حمل مانند فلاپی دیسک، سی دی یا درایو فلش استفاده کند، اطمینان حاصل کنید که هر گونه اطلاعاتی را که دیگر مورد نیاز نیست حذف، حذف یا اصلاح کنید. بهترین راه این است که هر زمان که ممکن است از مصرف خودداری کنید.
اگر لازم است که PHI الکترونیکی را دور ریخته شود، از نرم افزار یا سخت افزار پاکسازی برای بازنویسی اطلاعات حساس با داده های حساس استفاده کنید. گزینه های دیگر شامل تمیز کردن، که نیاز به یک میدان مغناطیسی قوی برای از بین بردن داده ها دارد، یا دستگاه را با استفاده از روش هایی مانند سوزاندن، انهدام و ذوب کردن نابود می کند. شرکت هایی که کاغذ ایمن را دفع می کنند، ممکن است PHI را نیز از بین ببرند.
اطمینان حاصل کنید که اطلاعات را از هارد دیسک کامپیوترهایی که دیگر در حال استفاده هستند یا به فروش نرسانده اند را از بین ببرید، که مانع از بازیابی داده ها می شود. برای اطمینان از پیروی از آخرین دستورالعمل ها، به روز بودن در مورد HIPAA احترام بگذارید.