جلوگیری و تشخیص سوء رفتار کارکنان در دفتر پزشکی شما
کنترل های داخلی به عنوان یک فرآیند طراحی شده برای جلوگیری از تقلب، حفاظت از منابع شرکت و اطمینان از انطباق با قوانین و مقررات تعریف شده است. کنترل های داخلی تنها در صورتی موثر هستند که آنها با نیازهای خاص دفتر پزشکی تعیین می شوند، اجرا، نظارت و اندازه گیری می شوند تا اطمینان حاصل شود که آنها به عنوان برنامه ریزی شده کار می کنند.
دفتر پزشکی باید یک روش پیشگیرانه برای جلوگیری و تشخیص سوء رفتار کارکنان با داشتن یک سیاست در مورد کنترل های داخلی داشته باشد. پیشگیری و تشخیص نقش مهمی در هر فرایند کنترل داخلی با به حداقل رساندن سطح معینی از خطر بازی می کنند.
1 -
تمرینات استخداماستخدام بهترین کارمندان دفتر پزشکی یک راه موثر برای تقویت فرایند کنترل داخلی است. استخدام کارکنان که صلاحیت، قابل اعتماد و قابل اعتماد است و با کاندیداتوری کامل انجام می شود، احساس خوبی است. بررسی های پیشین و بررسی های مرجع راه های آسان برای برداشتن هر گونه سیب بد و جلوگیری از برخی از افراد از درخواست برای کار است.
اگرچه کارفرمایان قبلی مجاز به ارائه اطلاعات غیر از وضعیت اشتغال و واجد شرایط بودن برای rehire نیستند، شما می توانید درخواست کنید که متقاضیان اطلاعات تماس را برای سرپرستان قبلی یا همکاران ارائه می کنند تا اطلاعات دقیق تر به دست آورند. بررسی های پیشین شامل چک های اعتباری نیز اطلاعاتی در مورد تاریخچه شخصی متقاضی ارائه می دهد.
بیشتر
2 -
تفکیک وظایفوظایف جداگانه مانع از یک کارمند از مسئولیت معاملات چندگانه در زمینه مدیریت امور مالی می شود. هرگاه یک کارمند باید پول را اداره کند، باید یک فردی باشد که مجوز معامله خاص، فرد دیگری را که مسئول پردازش است، و دیگری برای مصالحه و رجیستر کردن. این تضمین می کند که هیچکس نمیتواند کاری را انجام دهد که فرد دیگری آن را شناسایی یا بررسی نکند.
جداسازی وظایف باعث می شود که هر مقدار پولی از دست برود، چه در سطح میز جلویی و چه در سطح اداری دفتر پزشکی. وقتی کارکنان می دانند که هر فرایند ردیابی و نظارت می شود، باعث افزایش دقت و صداقت در انجام وظایف می شود.
3 -
مستنداتهر معامله مالی باید یک دنباله کاغذ داشته باشد. مستند سازی نه تنها عمل نوشتن یا مستند سازی اقدامات، بلکه همچنین کپی کردن تمام پرونده های مالی مانند صورتحساب ها و پرداخت های پرداخت است. کارکنان باید آگاهی داشته باشند که هیچ یک معامله ای را بر اساس یک درخواست کلامی انجام ندهند.
اسناد معتبر شامل فرم های دفتر رسمی پزشکی، سربرگ یا فاکتورها می شود و باید در صورت لزوم با امضای آن مجاز باشد. چک باید همیشه فاکتور را داشته باشد، همانطور که باید بازپرداخت، انتقال پول یا پست پرداخت باشد. پول فقط باید پذیرفته شود، هرگز نباید تحویل داده شود، مگر اینکه تغییر بیمار را رد کند. مصالحه در صندوق صندوق نیز باید در ابتدای و پایان هر تغییر ثبت شود.
4 -
جرایم فیزیکی و الکترونیکیاستفاده از گاو صندوق، سیستم های هشدار دهنده، دوربین ها و قفل ها می تواند به دفتر پزشکی در حفاظت از اطلاعات، موجودی، دارایی ها و پول کمک کند.
1. تمام صندوق های پول نقد، چک و کتاب های دریافتی را در صندوق ذخیره با دسترسی محدود توسط کارمندان پزشکی نگه دارید. ترکیبات باید به طور مرتب تغییر کنند.
2. سیستم های زنگ دار را برای ساعت ها و روزهای غیر عملیاتی نگه دارید.
3. دوربین ها را می توان در هر ورودی و خروجی قرار داد، میز جلو و با هدف به امن.
4. در هر لحظه قفل درب ها را به اتاق تهیه و / یا داروخانه بسپارید و تنها در صورت نیاز به دسترسی به مناطق خاص دسترسی پیدا کنید.
ضمانت های الکترونیکی شامل استفاده از کلمات عبور و محدود کردن دسترسی به پرسنل مجاز می باشد.
5 -
عملیات نظارتهر فرایند کنترل داخلی بدون هیچ گونه راهکار برای نظارت بر عملیات، کامل می شود. نظارت بر کنترل های داخلی شامل بررسی عملیات روزانه برای اطمینان از اینکه پروسه ها به درستی کار می کنند.
1. آشتی نقدی
2. حساب یا نمودار حسابرسی
3. تایید با مقایسه گزارش ها
4. چک کردن موجودی منظم
نگاهی نزدیک به همه فرایندها ضروری است، اما مهمتر از همه، یک مدیر اداری پزشکی باید:
1. ایجاد قوانین و اهداف
2. آنها را به همه کارکنان بفرستید
3. ارائه بازخورد به طور منظم