تکنیک های ارتباط موفق برای دفتر پزشکی

چگونگی واضح و مختصر

با برنامه ریزی و مراقبت، مدیر دفتر پزشکی می تواند کارایی و کارآیی را از طریق تکنیک های ارتباطی موفق و کارآیی افزایش دهد. ارتباطات یکی از مهمترین ابزارهای هر ارتباط است، شخصی یا حرفه ای. در دفتر پزشکی، ارتباطات روشن بین کارکنان برای اطمینان از کیفیت مراقبت از بیماران ضروری است.

ارتباط دو طرفه است

به منظور تکمیل ارتباطات، ایده یا اطلاعات باید به اشتراک گذاشته شود، کسی که اطلاعات یا ایده را ارائه کند و کسی که این اطلاعات را دریافت کند.

ارتباطات بهتر است زمانی که آن متقابل است، به این معنی است که ایده ها و اطلاعات بین دو نفر به اشتراک گذاشته می شوند، با هر داده و از مبادله. وقتی ارتباط یک طرفه است، احتمال سوء تفاهم یا سوء تفاهم زیاد است و این به انتظارات و نتایج نامطلوب منجر می شود.

در یک رابطه، اغلب ما به عقب برگردیم و برای هر گونه سوء تفاهم عذرخواهی کنیم و دوباره امتحان کنیم. اما در یک دفتر پزشکی، سوءاستفاده می تواند از لحاظ جسمی و مالی پرهزینه باشد. مطالعات در میان رهبران موثر نشان می دهد که ارتباط مهم ترین مهارت است که مدیر یا رهبر می تواند داشته باشد و از آن استفاده کند.

ارتباط موثر در تنظیم دفتر پزشکی

برای برقراری ارتباط موثر اطلاعات روشن و مختصر ضروری است.

این که آیا در یک ارتباط کتبی، از طریق یک ایمیل اداری ، یک در یک تعامل یا در یک گروه، مهم است که موضوع را در دست بگیرید و از نقطه نظر نگذارید. با استفاده از رویکرد پنج W و H از روزنامه نگاری به تمرکز بر روی موضوع کمک می کند:

• چه کسی: چه کسی اطلاعات مورد نیاز را به اشتراک میگذارد؟ چه کسی این اطلاعات را تحت تاثیر قرار می دهد؟ چه کسی پاسخگو باشد یا پاسخ دهد؟

• چه: چه قدم هایی باید برداشته شود؟ چه نتیجه ای مورد نظر است؟ برای تکمیل فرآیند یا پروژه چه منابع لازم است؟ شرایطی که مستقیما بر این موضوع تأثیر می گذارند چیست؟
• چرا: چرا این مهم است؟ چرا شخصی که این اطلاعات را دریافت می کند، شامل می شود؟
• کجا: کجا رویداد، جلسه، کار برگزار خواهد شد؟ کجا مواد یا اطلاعات مورد نیاز برای تکمیل پروژه وجود دارد؟
• وقتی: وقتی جلسه برگزار می شود؟ چه زمانی مهلت دارد؟ بازخورد یا پیشرفت درخواست شده چه زمانی است؟
• چگونه: موفقیت اندازه گیری می شود؟ عملکرد چگونه ارزیابی می شود؟ چگونگی تکمیل شدن مشخص خواهد شد؟

واضح و مختصر - از بین بردن صدای بوق و کرک

این فقط چند سوال است که ممکن است برای حفظ اطلاعات روشن و مختصر باشد. یکی دیگر از قوانین خوبی که در مورد دیگران مطرح است این است: «بگو چه معنی می دهید، و به چه معنی است؟»

هنگامی که دیگران می دانند که شما اطلاعات و بازخورد معنی دار را ارائه می دهید، احتمال بیشتری دارند که به طور محرمانه گوش فرا دهند و تبادل نظر خود را با احترام در نظر بگیرید. مدیرانی که در مورد جلسات کم شنوایی، صحبت کردن به طور مداوم در مورد مسائل غیر تجاری و یا خاموش کردن موضوع، کارآیی کمتری دارند، زیرا کارکنان آنها شروع به "خرد کردن" می کنند. در حالی که مهم است که ارتباط کار با همکاران و کارمندان شما مهم باشد، آگاهی حرفه ای نیز مهم است.

پاسخگویی - خواندن فعال

بازخورد یکی دیگر از بخش مهمی از ارتباط موثر است. گوش دادن به بازخورد به تمام طرفین در درک کمک می کند. یک تکنیک به نام "گوش دادن فعال" یک ابزار مفید برای اطمینان از درک کامل است. در این روش، شنونده اطلاعاتی را که آنها را با کلمات خود شنیده است، دوباره توصیف می کند. اگر این اطلاعات درست باشد، مبادله کامل است، اگر نه، فرستنده اطلاعات می تواند هر گونه سوء تفاهم را در این زمان اصلاح کند. این تبادل فقط زمان کمی طول می کشد و یک ابزار کارآمد برای ایجاد پاسخگویی است زیرا همه کسانی که در این تبادل شرکت می کنند، می دانند که انتظارات روشن و درک شده است.

مزایای ارتباطات پاک در دفتر پزشکی

ارتباط روشن و موثر موجب صرفه جویی در وقت، پول و تشدید می شود. وقتی همه طرفها درک آنچه که مورد نیاز، پیش بینی شده و قابل قبول است، پیشرفت بیشتر مشخص است. هنگامی که همه طرفها درک کنند چرا چیزی لازم است، احساس احترام می کنند. هنگامی که ایده ها مبادله می شوند و بازخورد در نظر گرفته می شود، تمام احزاب احساس و فرایند را دربر می گیرند. این احساسات دربرگیرنده و اهمیت برای روحیه دفتر و موفقیت کلی این عمل بسیار مهم است.