ارتباطات الکترونیکی امروزه محبوب تر از تماس های تلفنی، ایمیل "حلزون" و حتی، در بعضی موارد، جلسات رو به رو است. در هر حرفه ای از جمله دفتر پزشکی، مهم است چندین چیز را در هنگام ارسال ایمیل به همکاران، بیماران، پزشکان، بیمارستان ها، فروشندگان یا سایر حرفه ای ها در نظر بگیرید.
مردم بخش بزرگی از روز خود را باز و خواندن ایمیل می کنند.
زمان ارزشمندی نباید بر روی ایمیل های بی اثر و بی اهمیت خراب شود. همان حرفه ایی که می توانید از طریق تلفن، مکاتبات پست یا چهره به چهره استفاده کنید، باید در ایمیل نیز بیان شود. همیشه به یاد داشته باشید که یک ایمیل یک شکل از ارتباطات است و شیوه ای که گیرنده پیام را تفسیر می کند، تنها چیزی است که مهم است.
قبل از ایجاد و ارسال یک ایمیل، چندین سؤال را بپرسید.
- آیا ایمیل بهترین شکل ارتباط برای اطلاعاتی است که من ارسال می کنم؟
- آیا حرفه ای است؟
- آیا HIPAA سازگار است؟
- آیا من دقیقا به من و دفتر پزشکی مراجعه می کنم؟
قوانین پست الکترونیک # 1
قبل از فشار دادن ارسال، درباره محتوای پیغام خود فکر کنید. اطمینان حاصل کنید که ایمیل به جای یک تماس تلفنی یا یک جلسه، متن مناسب برای پیام شما است. به خاطر داشته باشید که محتوای باید تصویر و سطح حرفه ای بودن را که از دفتر پزشکی شما انتظار می رود، منعکس کند.
هر ایمیل ارسالی که حاوی مطالب ناخوشایند، توهین آمیز، غلط، تقلبی، نژادپرستانه یا جنسی باشد، ارسال نکنید و یا به آنها پاسخ ندهید . مجازات می تواند برای شما و دفتر پزشکی شدید باشد.
پست الکترونیک قانون # 2
از گرامر مناسب، علائم نقطه گذاری و املای استفاده کنید. باز هم، پیام شما انعکاسی از دفتر پزشکی شما است.
همچنین مطمئن شوید که پیام مختصر و استفاده از طرح مناسب برای پیام خود را که خواندن آن را آسان تر می کند. قبل از اینکه شما ارسال کنید، ایمیل خود را اصلاح کنید.
از ALL CAPS استفاده نکنید زیرا این موضوع در جهان آنلاین فریاد می زند یا فریاد می زند. با استفاده از bold یا italic به تاکید بر یک کلمه یا عبارت. همچنین از استفاده از فونت های بسیار فانتزی و عجیب و غریب اجتناب کنید چون باعث می شود ایمیل شما برای خواندن بیشتر مشکل باشد.
قوانین پست الکترونیک # 3
اطمینان حاصل کنید که ایمیل به گیرنده (های) مناسب ارسال می شود. اطلاعات در یک دفتر پزشکی، به ویژه در مورد اطلاعات بیمار، باید بر اساس نیاز به دانستن مبنایی به اشتراک گذاشته شود. همچنین در نظر داشته باشید که افراد ممکن است اطلاعاتی را که به آنها "ایمیل ناخواسته" مربوط نمی شود، در نظر بگیرند.
درباره اطلاعات شخصی و محرمانه صحبت نکنید یا پرونده های بیمار را در یک ایمیل بفرستید. از شماره حساب بیمار یا شماره مدارک پزشکی استفاده کنید تا شخصا به بررسی حساب کاربری مراجعه کنید. اطلاعات شما باید در آنجا ذکر شود.
قوانین پست الکترونیک # 4
پاسخ به ایمیل های حرفه ای در عرض 24 ساعت زمانی که ممکن است. اگر این کار زمان کافی برای شما نداشته باشد، حداقل پاسخ دهید که می گوید که ایمیل دریافت کرده اید و در اسرع وقت به آنها مراجعه خواهید کرد.
به اسپم یا درخواست اشتراک / لغو اشتراک نپردازید.
این تنها تولید هرزنامه بیشتر خواهد شد که ایمیل کسب و کار شما را سیل خواهد کرد.
قانون عدالت نامه شماره 5
احساسات را از ایمیل حذف کنید. مودبانه و حرفه ای باشید بدانید که پس از گذر زمان کافی برای ساختن نوع رابطه، می توانید از آن غیر رسمی باشید.
در ایمیلی چیزی بنویسید که بعدا پشیمان شوید. هنگام ارسال یا پاسخ به یک ایمیل در خشم باشید، مراقب باشید. هرگز نظر شخصی در مورد شخص دیگری نکنید، نظر بدهید که شخص را مورد تجاوز قرار دهد یا چیزی را که شخصی نمی تواند بگوید بگویید.
مقررات پست الکترونیک # 6
آیا طنز، جوک ها و افسون ها را به حداقل برسانید. اهداف اغلب در ایمیل ها از دست رفته در ترجمه می باشند و مردم همیشه نمی توانند شوخی کنند.
از منظر گیرنده آن را در نظر بگیرید.
ارسال، ارسال یا ارسال نامه های زنجیره ای را ارسال نکنید . این رفتار غیرعادی است و بعضی افراد آن را به عنوان ایمیل ناخواسته مشاهده می کنند. به یاد داشته باشید که هر محتوایی که ارسال میکنید باید تصویر و سطح حرفه ای بودن را که از اداره پزشکی شما انتظار می رود، منعکس سازد.