میز جلوی دفتر پزشکی می تواند یک مکان بسیار شلوغ باشد. کارکنان جلوی میز برای عملیات صاف دفتر پزشکی ضروری است. کارکنان میز جلو معمولا شامل پذیرش و / یا دستیاران پزشکی می شود و بسته به اندازه دفتر پزشکی یکی از افراد ممکن است هر دو باشد. وظایف بالینی را کنار بگذارید، میز جلوی مسئول پنج وظیفه اداری است:
- سلامتی بیماران
- پاسخ و مدیریت تلفن
- قرار ملاقات زمانبندی
- ارتباطات Interoffice
- مکاتبات خارجی
1 -
سلامتی بیمارانسلامتی بیماران فقط در مورد چیزی است که شما می گویید، این نیز در مورد نحوه ارتباط با بیماران است. میز جلو مسئولیت ایجاد بیماران است.
میز جلو اولین تصور است که بیمار هنگام فراخوانی یا بازدید از عمل پزشکی دریافت می کند. مهم است که میز جلو ارائه خدمات استثنایی مشتری و نمایش مثبت از عمل پزشکی است.
در اینجا راه های دیگری برای سلامتی بیماران وجود دارد:
- در حالی که با استفاده از متن صحیح تلفن صحیح و صحیح، گوشی را پاسخ می دهد
- منطقه پذیرایی را تمیز و سازماندهی می کند
- بیماران جدید را ثبت می کند و با جمع آوری اطلاعات بیمار از اطلاعات بیمار، از جمله اطلاعات شخصی و مالی، بیماران جمعیتی موجود را به روز می کند
- از طریق اطلاع رسانی از ارائه دهنده ورود بیماران، آگاه شدن از تاخیر و ارتباط با بیماران و کارکنان بالینی
- به شیوه ای مودبانه به بیماران بیمار، بیماران آینده نگر و پرسش های بازدید کننده پاسخ می دهد
2 -
تلفن را اداره می کنددر حالی که پاسخ تلفن به شکل مودبانه و صحیح بخشی از سلامتی بیماران است، این تنها وظیفه مسئولیت های تلفن جلوی میز است. جلوی میز مسئولیت دریافت تمام تماس های دریافتی و نیز برقراری تماس های خروجی در صورت نیاز است.
- تماس های ورودی: تماس های ورودی شامل تماس بیمار، telemarketers، reps پزشکی، پزشکان دیگر، و بیشتر. میز صندلی باید در هنگام مدیریت تلفن با استفاده از این مهارتهای ارتباطی، از شبکه صحیح تلفن استفاده کند: یک شنونده فعال باشد، رفتارهای تلفن خوب، تماسهای صفحه نمایش، استفاده از تاکت، سوالات و حفظ محرمانه بودن داشته باشد.
- تماس های خروجی: گاهی اوقات ممکن است مجبور به ارسال تماس های خروجی برای بحث در مورد قرار ملاقات بیمار، قرار ملاقات های خارجی و یا ارجاع، و یا سفارش مواد. به عنوان یک نماینده از دفتر پزشکی، همانطور که مهم است استفاده از آداب مناسب تلفن.
3 -
قرار ملاقات های برنامه ریزی شدهبرنامه ریزی موثر برای تجربه بیمار عالی و جریان خون صاف ضروری است. اکثر دفاتر پزشکی از نرم افزار برنامه ریزی استفاده می کنند که برنامه ریزی قرار ملاقات ها ساده و آسان است. با این حال، میز جلو بایستی بتواند لغو یا نمایش را پر کند و در برقراری ارتباط با تغییرات در برنامه به بیماران و پزشکان موثر باشد.
4 -
ارتباطات Interofficeمیز جلو دفتر پزشکی مانند مرکز ارتباطات است. بیشترین ارتباطات اینترفیس از طریق جلسات پیش می آید مخصوصا زمانی که هر کار اداری مربوط به بیمار را شامل می شود.
برای برقراری ارتباط موثر اطلاعات روشن و مختصر ضروری است. این که آیا در یک یادداشت، یک ارتباط کتبی، از طریق یک ایمیل اداری درونی، یک در یک تعامل یا در یک تنظیم گروه، مهم است که موضوع را کنار بگذارید و نه نقطه کوبیدن.
برخی از مهارت های اساسی مورد نیاز برای ارتباط موثر بین ادارات عبارتند از:
- آداب تلفن
- خدمات مشتری
- کلمات کلیدی و برنامه های اکسل
- مدیریت زمان
- مهارت های سازمان
5 -
ارتباطات خارجیارتباطات خارجی به طور بالقوه ارتباط با فروشندگان، سایر شیوه های پزشک، شرکت های بیمه و سایر مشاغل را شامل می شود. این ممکن است نیاز به برقراری تماس تلفنی خروجی، تایپ کردن نامه های حرفه ای، فکس و نامه های پستی داشته باشد.
آگاهی از رویه های اداری که معمولا از یک گواهینامه یا همکاران درجه یک در یک برنامه کسب و کار از جمله پروسه های اداری و رویه ها، پردازش ادعا، تهیه نمودار بیمار و مهارت های رایانه ای اولیه حاصل می شود. مهارت های پایه اداری اداری و توانایی استفاده مناسب از تجهیزات اداری برای موفقیت در جلسات اداری مهم است.